Web of Science Konferans Bildirileri Atıf Dizini (CPCI) Başvuru Rehberi - EDİTORYAL SİSTEM

Web of Science Conference Proceedings Citation Index (CPCI), bilimsel ve akademik konferanslarda sunulan çalışmaların literatüre kazandırılmasını sağlayan bir atıf dizinidir. CPCI, disiplinler arası önemli konferansların bildirilerinin indekslenmesini mümkün kılarak araştırmacıların yeni buluşları ve yöntemleri takip etmesine yardımcı olur. Her yıl dünyanın dört bir yanında düzenlenen binlerce toplantı arasından, Web of Science yalnızca küresel araştırma topluluğu için en önemli ve etkili olan konferans yayınlarını CPCI kapsamına almaktadır. Bu sayede CPCI, konferans yayınlarının görünürlüğünü artırır ve bu çalışmalara yapılan atıfların izlenebilmesini sağlar.

Kongre ve Konferans Yönetim Sistemi

Web of Science Konferans Bildirileri Atıf Dizini (CPCI) başvurularında dikkat edilmesi gereken teknik kriterlerden biri de konferansın web sitesi altyapısı ve içeriğidir. Konferansın bilimsel değerini yansıtan, düzenli, erişilebilir ve Web of Science kriterlerine uygun bir kongre yönetim sistemi kullanılması, başvurunun başarılı olması açısından büyük önem taşır. Web of Science CPCI başvurularına teknik uyumluluğu sağlamak ve profesyonel bir konferans yönetim sistemi oluşturmak için bizimle iletişime geçebilir, detaylı bilgi almak için Editoryal Sistem Konferans Yönetim Sistemi sayfasını inceleyebilirsiniz.

Web of Science Konferans Bildirileri Dizini (CPCI) Başvurusu: Adım Adım Süreç ve Kriterler

Başvuruyu kimler yapabilir? CPCI’ye indekslenmek üzere başvuruyu yalnızca yayınevleri yapabilmektedir ( Conference proceedings citation index evaluation process and selection criteria | Clarivate ). Konferans organizatörleri veya akademisyenler doğrudan başvuru yapamaz; bunun yerine, konferans bildirilerinin yayınlandığı yayınevi üzerinden süreci yürütmelidir. Yayınevlerinin CPCI değerlendirmesi için Clarivate (Web of Science’ın sahibi) ile işbirliği içinde olması, gerekirse Clarivate ile partnerlik anlaşması yapması gerekebilir. Konferans düzenleyicileri, bildirilerin uygun bir yayınevinde yayınlandığından ve başvurunun bu yayınevi tarafından yapıldığından emin olmalıdır.

Değerlendirme sürecinin temel aşamaları: CPCI’ye başvuru yapıldığında, ilgili konferans bildirileri derlemesi (proceedings) üç ana aşamada incelenir:

Initial Triage (Başlangıç Elemesi): Bu ilk adımda, sunulan bildiriler kitabının kimliği ve temel bilgileri kontrol edilir; yayın tanımlayıcı bilgilerinin tutarlı ve eksiksiz olması ve editörlerin içeriğe erişebilmesi sağlanır. Bu aşamada eksik veya düzeltilebilir sorunlar tespit edilirse, giderildikten sonra yeniden başvuru yapılmasına izin verilir .
Editorial Triage (Editoryal Ön Eleme): İkinci adımda, Web of Science editörleri bildiriler kitabının temel kalite ölçütlerini karşılayıp karşılamadığını değerlendirir. İçeriğin bilimsel seviyesi, editoryal standartlara uygunluğu ve konferans kapsamıyla uyumu gibi kriterler gözden geçirilir. Bu aşamada başarısız olan bir başvuru için yeniden başvuru imkânı tanınmaz (ilgili cilt bir daha değerlendirmeye alınmaz).
Editorial Evaluation (Editoryal Değerlendirme): Son aşamada, konferansın genel niteliği, organizasyon komitesinin yapısı, hakemlik sürecinin etkinliği ve yayınların akademik katkısı derinlemesine incelenir. Editörler, konferansın beyan ettiği alan ile yayınların uyumuna, bilimsel titizliğe ve etik-ilkeler ile en iyi uygulamalara bağlı kalınıp kalınmadığına bakarlar. Bu nihai değerlendirmede herhangi bir kritere uymayan yayınlar reddedilir ve dizine alınmaz.

Yukarıdaki çok aşamalı süreç, titiz bir editoryal değerlendirme ile en kaliteli konferans yayınlarının seçilmesini sağlar. CPCI’de indekslenmek istenen her bildiri kitabı, aşağıda detaylandırılan 26 seçim kriterinin tamamını karşılamak zorundadır. Bu kriterlerden birinde bile yetersiz bulunan yayınlar dizine dahil edilmez. Aşağıda, CPCI değerlendirme süreci ve bu 26 kriter tek tek açıklanmaktadır.

1. Değerlendirme Süreci ve Seçim Kriterleri

Web of Science CPCI değerlendirme sürecinin aşamaları ve her aşamada uygulanan seçim kriterleri. Initial triage (başlangıç elemesi) konferans bildirilerinin temel kimlik ve erişim bilgilerinin doğrulanmasını içerir. Editorial triage (editoryal ön eleme) içerik kalitesi ve editoryal standartlara odaklanırken, editorial evaluation (editoryal değerlendirme) konferansın bütünlüğü, hakemlik titizliği ve akademik katkısını inceler. Her aşamada tüm kriterleri karşılayan bildiriler bir sonraki aşamaya geçer; herhangi bir aşamada başarısız olan başvuru o noktada sonlandırılır.

CPCI kapsamına alınacak konferans bildirileri, Clarivate’ın belirlediği 26 adet kalite kriterine göre değerlendirilir. Bu kriterler, bir konferans bildiri kitabının hem editoryal titizliğini hem de en iyi uygulamalara uygunluğunu sağlamayı hedefler. Değerlendirme süreci sırasında kriterler, yukarıda belirtilen üç ana aşama altında uygulanır. Aşağıda, her aşamadaki kriterler ve dikkat edilen hususlar listelenmiştir:

Initial Triage (Başlangıç Elemesi) Kriterleri

Bildiriler Başlığı: Konferans bildirilerinin yayınlandığı kitabın kendine özgü, konferansla uyumlu bir başlığı olmalıdır. Bu başlık, makalelerin üzerinde, yayın kapağında ve varsa web sitesinde tutarlı biçimde görünmelidir.
Yayınevi: Bildirileri yayımlayan yayınevinin adı açıkça tanımlanmış olmalıdır. Yayınevine ait fiziksel bir adres (posta kutusu değil) ve varsa bağlı olduğu dernek/kurum bilgisi sunulmalıdır. Ayrıca yayınevine ait doğrulanabilir iletişim bilgileri sağlanmalıdır.
Yayın Yılı: Bildiriler kitabının yayınlandığı yıl net biçimde belirtilmelidir. (Örneğin, konferansın yapıldığı yıl ile yayın yılı farklı ise, yayın yılı açıkça ifade edilmelidir.)
Konferans Başlığı, Tarihi ve Yeri: Konferansın adı, düzenlenme tarihi ve lokasyonu tüm platformlarda (hem basılı yayında hem çevrimiçi sayfalarda) tutarlı şekilde gösterilmelidir. Konferans adı, bildirilerin konusu ve konferansa katılan topluluk (komite üyeleri, sunum yapanlar ve yazarlar) ile uyum içinde olmalıdır. Not: Konferans sanal olarak gerçekleştiyse, bunun açıkça belirtilmesi gerekir.
DOI veya Sürekli Sayfa Numarası: Her bir bildiri makalesinin benzersiz olarak tanımlanabilmesi için DOI (Digital Object Identifier), makale numarası veya ardışık sayfa numaralandırması bulunmalıdır . Bu sayede her bir içerik parçası kolaylıkla tanımlanabilir ve erişilebilir.
İçeriğe Erişim: Web of Science editör ekibinin, bildirilerin tam metin içeriğine erişim izni olmalıdır. Değerlendirme için gerekirse Clarivate, kendi IP aralıklarını yayınevine iletebilir veya yayınevi editörlere süresiz geçerli bir kullanıcı adı/şifre sağlamalıdır. Eğer bildiriler yalnızca basılı formatta yayımlandıysa, editör incelemesi için dijital bir kopya erişime sunulmalıdır.
İletişim Bilgileri: Başvuru kapsamında değerlendirilen bildiriler kitabının sorumlu editörü ve/veya üretim ekibinin iletişim bilgileri sağlanmalıdır. Bu sayede Web of Science ekibi, gerekli durumlarda doğrudan doğruya yetkililerle iletişime geçebilir.

Editorial Triage (Editoryal Ön Eleme) Kriterleri

Bildirilerin İçeriği: Bildiriler kitabı büyük ölçüde tam metin konferans makalelerinden oluşmalıdır. İçerik seviyesi, lisansüstü öğrenciler, doktora sonrası araştırmacılar ve/veya ilgili alandaki profesyoneller için uygun akademik derinlikte olmalıdır. Her makale için açıklayıcı bir başlık, kapsamlı bir kaynakça (atıf listesi) ve öz (abstract) bulunmalı; bu öğeler akademik yazım konvansiyonlarına uygun hazırlanmalıdır. Tüm bildirilerin konferansta sunulmuş ve tartışmaya açılmış olması beklenir.
İngilizce Başlık ve Özet: Ana metin başka bir dilde yazılmış olsa dahi, tüm bildiri başlıklarının doğru ve anlaşılır bir İngilizce çevirisi bulunmalıdır. Ayrıca her bildirinin bir özeti olmalı ve bu özet İngilizceye çevrilmiş şekilde sunulmalıdır. (Örneğin, Türkçe yazılmış bir bildiri için başlık ve özetin İngilizcesi de verilmelidir.)
Latin Alfabesiyle Bibliyografik Bilgiler: Atıf yapılan kaynaklar, yazar adları ve kurum bilgileri gibi bibliyografik öğeler Latin alfabesiyle yayınlanmış olmalıdır. Bu, küresel kullanıcı kitlesinin metni okuyabilmesi ve indeksleme işleminin hızlı ve doğru yapılabilmesi için gereklidir.
Dil Netliği: İngilizce olarak sunulan tüm metinlerin (başlıklar, özetler ve diğer açıklamalar) dil bilgisi ve anlatım açısından anlaşılır olması gerekir. Metinlerdeki İngilizce, küresel bir okuyucu kitlesinin rahatlıkla anlayabileceği netlikte olmalıdır. (Örneğin, İngilizce çevirilerde ciddi dil hataları bulunmamalıdır.)
Zamanındalık ve Yayın Hacmi: Konferans bildirilerinin sayısı ve kapsamı, ilgili alandaki literatüre kayda değer bir katkı sağlayacak düzeyde olmalıdır. Konferansın konusu ve katılımcı kitlesine göre makul bir makale hacmi beklenir. Web of Science, mümkün olduğunca güncel toplantılara öncelik verir; bu nedenle içinde bulunulan yıl veya bir önceki yıl gerçekleşmiş konferansların bildirileri değerlendirmede öne alınır. (İstisnai durumlarda daha eski konferanslar da değerlendirilebilir, ancak gecikme olmaması avantajlıdır.)
Web Sitesi İşlevselliği ve Formatı: Eğer bildiriler çevrimiçi olarak yayımlanmışsa, bu çevrimiçi platformun kullanıcı dostu olması beklenir. İçerik yapısı ve gezinme menüleri, makalelere ve bilgilere kolay erişim sağlamalıdır. Ayrıca konferansın resmi web sitesi; etkinliğin programı, düzenleme/organizasyon komitesi listesi, bildiri gönderim kuralları, hakemlik süreci ve politikaları gibi bilgileri görünür ve erişilebilir şekilde sunmalıdır.
Editoryal Politikalar: Yayınlanan tüm içeriklerin hakem değerlendirmesi (peer review) veya editoryal kontrolden geçtiğine dair açıklamalar, kolayca bulunabilecek bir biçimde sunulmalıdır. Ayrıca bildiri kitabının editörlerine, yazarlara ve konferans organizatörlerine yönelik herhangi bir kural veya yükümlülük varsa bunlar da belirtilmelidir. (Örneğin, “tüm makaleler en az iki hakem tarafından değerlendirilmiştir” gibi bir ifade ve hakem değerlendirme sürecinin tanımı verilmelidir.)
Amaç ve Kapsam: Konferansın amaç ve kapsamı net bir biçimde tanımlanmış olmalıdır. Yayınlanan bildiriler, konferansın ilan edilen konusu çerçevesinde odaklı ve tutarlı bir bütün oluşturmalıdır. (Yani konferansın hangi akademik boşluğu doldurmayı hedeflediği, hangi konulara odaklandığı belirgin olmalıdır.)
Editörlerin Kurumsal Bilgileri: Bildiriler kitabının editörleri (varsa editör kurulu üyeleri), adlarıyla açıkça belirtilmelidir. Her bir editörün kurumsal aidiyeti (üniversite/kurum adı ve ülke veya bölge bilgisi) cilt içinde veya yayınla ilişkili bir kaynakta erişilebilir olmalıdır.
Yazarların Kurumsal Bilgileri: Bildirilerde yer alan tüm yazarların adları ve kurum bilgileri (üniversite/kurum adı ve ülke/bölge) sağlanmalıdır. Bu bilgiler ya bildiri kitabının içinde doğrudan verilmeli ya da ek bir listede kolayca erişilebilir olmalıdır.
Komite Üyelerinin Kurumsal Bilgileri: Konferansın organizasyon ve bilim komitesi üyeleri tam isimleriyle belirtilmeli ve her birinin bağlı bulundukları kurum ve ülke bilgileri sunulmalıdır. Bu bilgiler de yayında veya konferans web sitesinde bulunabilir olmalıdır.

Editorial Evaluation (Editoryal Değerlendirme) Kriterleri

Komite Yapısı ve Niteliği: Konferansı düzenleyen komitenin bileşimi, konferansın beyan ettiği akademik kapsam ve yayımlanan bildirilerle uyumlu olmalıdır. Komite üyelerinin kurumsal dağılımı (farklı ülkelerden/kurumlardan olmaları) ve akademik geçmişleri, konferansın uluslararası ve bilimsel düzeyini yansıtmalıdır. Ayrıca komitenin büyüklüğü, yayınlanan bildiri sayısıyla orantılı olmalıdır (çok sayıda bildiri varsa geniş bir komite ve hakem havuzu beklenecektir).
Beyanların Geçerliliği: Konferans veya yayınevi tarafından belirtilen politikaların ve standartların gerçeğe uygun olması gerekir. Web of Science editörleri, konferansın ilan ettiği hakemlik süreci veya etik politikalar gibi beyanların tutarlılığını değerlendirebilir ve şüpheli bir durum varsa detaylı inceleme yapabilir. Yanıltıcı veya yanlış iddialar (örneğin “tüm bildiriler seçkin bir kurul tarafından değerlendirilmiştir” denmesine rağmen böyle bir değerlendirme olmamışsa) tespit edilirse bu durum olumsuz etki yapar.
Hakemlik Süreci (Peer Review): Yayınlanan içeriklerin, alanında yeterli ve etkili bir hakemlik veya editoryal denetim sürecinden geçmiş olması şarttır. Zayıf hakemlik yapıldığına dair işaretler (konferans kapsamı dışındaki konularda makalelerin kabulü, asılsız/iddiasız çalışmaların yayımlanması, bariz hataların düzeltilmemesi vb.) durumunda başvuru başarısız olur. İçeriklerin gerçekten bilimsel katkı sunuyor olması ve sunulmadan önce uygun şekilde gözden geçirildiği gösterilmelidir.
İçerik Tutarlılığı ve Konferansla Uyumu: Yayınlanan makalelerin içeriği, konferansın başlığı ve açıklanan kapsamıyla tutarlı olmalıdır. Bildiriler, konferansın odaklandığı konular etrafında bir bütünlük oluşturmalı ve gerçekten konferansta sunulmuş olmalıdır. Dağınık, alakasız konularda makaleler içeriyorsa bu, konferansın odak ve kalite eksikliğine işaret eder.
Sponsor Bilgileri: Konferansın destekçileri (üniversiteler, kurumlar veya şirketler gibi sponsorlar) açıkça belirtilmelidir. Bu bilgiler bildiriler kitabında ve/veya konferans web sitesinde yer almalıdır. Sponsor bilgisinin gizli kalması gerekmez; şeffaflık açısından hangi kurumların konferansa destek verdiği listelenmelidir.
Topluluk Standartlarına Uyum: Konferansın ve bildiriler kitabının politikaları, ilgili akademik topluluğun genel etik ve içerik standartlarıyla uyumlu olmalıdır. Örneğin, çalışmalarda kullanılan terminoloji o alandaki kabul edilmiş standarda uygun olmalı (biyoloji konferansı ise organizma adlandırmaları doğru formatta, kimya ise kimyasal adlandırmalar IUPAC standartlarına uygun vb.) ve araştırma/etik kurallar gözetilmiş olmalıdır.
Yazar Dağılımı: Konferansta sunulan çalışmaların yazarları, ilgili akademik topluluğu geniş ölçekte temsil edebilmelidir. Yazarların kurumsal ve coğrafi çeşitliliği, konferansın kapsadığı akademik alanın uluslararası niteliğini göstermelidir. Örneğin, tüm bildirilerin tek bir araştırma grubu veya tek bir ülke kaynaklı olmaması, farklı ekiplerin katkı sunduğu bir etkinlik olması beklenir.
Literatüre Uygun Atıflar: Yayınlanan bildirilerde, çalışma konusuyla ilgili mevcut literatüre uygun atıflar yapılması beklenir. Her bildiri, kendi alanındaki önceki önemli çalışmaları referans göstermeli ve bilimsel bir bağlam içerisinde olduğunu kanıtlamalıdır. Atıf yapılmamış veya literatürden habersiz görünen çalışmalar kalite açısından zayıf bulunabilir.

Sık Yapılan Hatalar ve Kaçınılması Gerekenler

Yukarıda sıralanan kriterler ışığında, konferans bildirilerinin CPCI’ye alınma sürecinde sıkça karşılaşılan hatalar ve bunlardan kaçınmak için ipuçları şöyle özetlenebilir:

Yetersiz İçerik veya Özet Kitapçığı: Bazı konferanslar yalnızca özet kitapçığı yayımlamakta veya bildiriler tam metin olarak sunulmamaktadır. Web of Science sadece tam metin araştırma makalelerinden oluşan bildiriler kitaplarını indeksler; dolayısıyla sadece özet içeren yayınlar değerlendirme kriterlerini karşılamaz. Konferans bildirilerinin tam metin olarak derlenmesi temel gerekliliktir.
İngilizce Başlık/Özet Eksikliği: Konferans ulusal dilde yapılsa bile, bildirilerin başlık ve özetlerinin İngilizce tercümelerinin bulunmaması büyük bir eksikliktir. Bu eksik, CPCI kriterlerine aykırıdır ve indeksleme şansını ortadan kaldırır. Tüm makaleler için düzgün bir İngilizce başlık ve özet sunulduğundan emin olunmalıdır.
Bibliyografik ve Kurumsal Bilgi Eksikliği: Yazar adlarının, kaynakçaların veya kurum bilgilerinin Latin alfabesinde sunulmaması ya da hiç sunulmaması, indeksleme sürecinde ciddi bir problemdir. Özellikle uluslararası indeksler için, yazar ve kurum bilgilerinin standart biçimde verilmesi gerekir. Ayrıca editörler veya komite üyelerinin isim ve kurum detaylarının atlanması güvensizlik yaratır; bu bilgileri her zaman şeffaf şekilde ekleyin.
Tutarsız Konferans Bilgileri: Bildiriler kitabında konferansın adı, tarihi veya yeri net olarak belirtilmemiş ya da farklı bölümlerde tutarsız verilmişse, başvuru ilk inceleme aşamasında bile elenebilir. Başvuru öncesi, konferans ile ilgili tüm bilgilerin (başlık, tarih, yer) her yerde tutarlı biçimde yer aldığını kontrol edin.
Zayıf Hakemlik ve Editoryal Süreç: En sık karşılaşılan sorunlardan biri, konferansın hakemlik sürecinin yetersiz olması veya bu sürecin yeterince belgelenmemesidir. Kapsam dışı veya kalitesiz çalışmaların kabul edildiği fark edilirse, bu durum CPCI tarafından derhal negatif değerlendirilir. Hakem değerlendirmesi yapılmamış ya da yüzeysel yapılmış bir konferansın bildirilerinin indekslenmesi zordur. Kaçınmak için, her bildirinin gerçekten bağımsız ve ehil hakemlerce değerlendirildiğini ve bunun kanıtlarını (hakemlik politikası açıklaması, değerlendirme raporları varsa vb.) sağlamanız gerekir.
İngilizce Dil Kalitesinin Düşüklüğü: İngilizce özet ve metinlerde dilbilgisi hataları veya anlaşılmayı güçleştiren ifadeler bulunması, global okuyucu kitlesi için olumsuz bir izlenim bırakır. Bu, CPCI editörlerinin de dikkat ettiği bir noktadır. Yayına sunmadan önce İngilizce metinlerin profesyonel bir dil kontrolünden geçirilmesi önerilir.
Zamanlama Sorunları: Konferans bittikten yıllar sonra yapılan geç başvurular, “timeliness” kriteri gereği geri planda kalabilir. Web of Science, mümkün mertebe güncel konferansları dizine ekler. Eski konferansların bildirilerini dahil etmek istemeyebilir veya sadece istisnai durumlarda yapar. Bu nedenle, konferans bittikten sonra bildiriler en kısa sürede yayınlanmalı ve başvuru vakit kaybetmeden gerçekleştirilmelidir.
Yetersiz Uluslararası Katılım: Tüm bildirilerin veya komite üyelerinin tek bir kurum ya da ülke çevresinde toplanması, konferansın etki alanının dar olduğunu gösterebilir. CPCI, geniş bir akademik topluluğa hitap eden konferansları tercih eder. Bu nedenle, konferans düzenlerken ve bildirileri seçerken farklı kurumlardan ve ülkelerden katılımı teşvik etmek gerekir. Aksi halde, indeksleme değerlendirmesinde konferans yeterince “önemli” görülmeyebilir.
Eksik Sponsorluk ve Etik Bilgiler: Konferansa destek veren kuruluşların belirtilmemesi veya konferans politikalarının (örn. etik kurallar, yayın izni vb.) şeffaf olmaması güvensizlik yaratabilir. Tüm sponsorlar, fon sağlayıcılar ve konferansın uyduğu etik standartlar açıkça paylaşılmalıdır. Bu saydamlık, CPCI editörlerinin konferansın güvenilirliğine dair olumlu bir izlenim edinmesini sağlar.
Literatür İhmaline Düşme: Bildiri yazarlarının, çalışmalarını ilgili literatüre bağlamaması (önceki çalışmalara atıf yapmaması) akademik kaliteyi düşürür. CPCI değerlendirmesinde, makalelerin sağlam bir literatür temeline dayandığına ve yeni katkılar sunduğuna bakılır. Bu nedenle, her bildirinin konuya dair temel ve güncel kaynakları atıfla tanıttığından emin olun; literatürdeki boşluğu doldurduğunuzu netleştirin.

Yukarıdaki hatalardan kaçınmak, CPCI başvurusunun başarılı olma şansını önemli ölçüde artıracaktır. Özetle, başvuru öncesinde her bir kriteri tek tek kontrol etmek, eksikleri gidermek ve gereken kalite standartlarını sağlamak kritik önemdedir.

2. Başvuru İçin Öneriler

CPCI’ye başvuru yaparken hem konferans organizatörlerinin hem de yayınevlerinin dikkate alması gereken çeşitli pratik öneriler vardır. Aşağıda, başvuru hazırlığı sürecine ilişkin genel tavsiyeler ile konferans düzenleyicileri ve yayıncılar için özel ipuçları sunulmaktadır.

Başvuru Hazırlığına Dair Genel Tavsiyeler

Kriter Kontrolü Yapın: Başvuru öncesinde bu rehberde listelenen 26 kriterin tamamını karşıladığınızdan emin olun. Her bir maddeyi bir kontrol listesiyle gözden geçirip eksik olmadığını doğrulayın. Unutmayın, tek bir kriterdeki eksiklik bile başvurunun reddine yol açabilir.
Zamanlamaya Dikkat Edin: Konferans bittikten sonra bildirilerin yayınlanması ve CPCI başvurusu konusunda gecikmeyin. Clarivate, güncel konferanslara öncelik verdiği için mümkünse konferansın gerçekleştiği yıl içinde yayın işlemlerini tamamlayıp başvuruyu yapın. Erken başvuru, değerlendirme sırasında olumlu algılanır ve konferansınız güncelliğini yitirmeden indeksleme şansı bulur.
Tüm Bilgileri Eksiksiz Hazırlayın: Başvuru formu veya sürecinde istenecek her türlü bilgiyi önceden hazırlayın. Konferansın adı, tarihi, yeri; yayıncı bilgileri; editör ve komite listeleri; makale listesi ve her makalenin yazar/kurum bilgileri; hakemlik süreci açıklaması gibi tam bir dosya oluşturun. Bu bilgiler, Clarivate editörleri tarafından talep edilebilir veya incelenebilir.
İçerik Kalitesini Sağlayın: Bildirileri bilimsel ve dil açısından gözden geçirin. Özellikle İngilizce özetlerin ve başlıkların doğruluğunu kontrol ettirin (gerekirse profesyonel çeviri desteği kullanın). Ayrıca her makalenin kaynakça yönünden zengin, güncel ve ilgili literatürü yansıttığından emin olun. Editörler, derginin içeriğine genel bir bakışta bile kaliteyi fark edecektir.
Erişim ve Format Konusunda Proaktif Olun: Eğer bildirileriniz bir web sitesinde veya dijital platformda yayımlanacaksa, Clarivate editörlerine erişim sağlamak için hazır olun. Gerekirse geçici bir hesap veya doğrudan PDF kopyaları temin edilebilir. İçeriğinizi mümkün olduğunca standart bir formatta tutun (PDF tercih edilir, DOI atamaları yapılmış, sayfa numaraları düzgün vs.). Bu, değerlendirme sürecini hızlandırır ve sorunsuz kılar.

Konferans Organizatörleri için İpuçları

Güçlü Bir Yayınevi ile Çalışın: Konferans bildirilerinizin yayımlanması için güvenilir ve uluslararası tanınırlığı olan bir yayınevi seçin. Yayınevinizin, Web of Science ile çalışmaya istekli ve kriterlere hakim olması önemlidir. Yalnızca yayınevlerinin resmi başvuru yapabildiğini unutmayın; bu yüzden yayıncı seçimi CPCI indeksine giden yolda kritik bir ilk adımdır.
Konferans Öncesi Planlama: CPCI kriterlerini konferans planlama aşamasında dikkate alın. Örneğin, bir hakem kurulu oluştururken mümkün olduğunca alanında uzman ve çeşitli kurumlardan kişileri davet edin. Konferans çağrısında ve programında odaklı bir tema belirleyin ki sunulan bildiriler tutarlı bir bütün oluştursun. Bu tür proaktif adımlar, konferansın yayın çıktısını baştan güçlendirecektir.
Web Sitesini ve Dökümantasyonu İyi Hazırlayın: Konferansın resmi web sitesine, program akışı, konuşmacı listesi, bilim/danışma kurulu üyeleri, sponsorlar ve hakem değerlendirme süreci hakkında bilgileri ekleyin. Bu bilgilerin herkese açık olması güvenilirlik sağlar ve CPCI editörleri tarafından da incelenir. Özellikle “Hakemlik Politikası” veya “Değerlendirme Süreci” başlıklı bir bölüm ekleyerek, gönderilen bildirilerin nasıl seçildiğini açıklayın.
Hakemlik ve Seçim Sürecini Belgelerle Destekleyin: Mümkünse her bildirinin hakem değerlendirmelerinin özetlerini veya en azından hakemlerin kimliklerini gizli tutarak değerlendirme raporlarını arşivleyin. Bu, gerekirse konferansınızın gerçekten titiz bir değerlendirme sürecinden geçtiğini gösterebilir. Bazı durumlarda Clarivate, şüpheli gördüğü konferanslardan ek bilgi talep edebilir; elinizde sağlam bir değerlendirme arşivi olması bu açıdan faydalı olacaktır.
Uluslararası ve Çeşitli Katılımı Teşvik Edin: Konferansınızı mümkün olduğunca uluslararası katılıma açık hale getirin. Farklı ülkelerden akademisyenlerin bildiri sunmasını teşvik edin, davetli konuşmacılarınızı çeşitli kurumlardan seçin. Bu sayede yayınlanan bildiriler de yazar dağılımı açısından zengin olacaktır. CPCI, geniş kitlelere hitap eden ve alanda yankı uyandıran konferansları tercih eder.
Önceki Konferansların Mirasını Kullanın: Eğer konferansınızın önceki yıllara ait bildirileri daha önce CPCI’da indekslendiyse, bu bir avantajdır ancak otomatik garanti değildir. Bu standardı korumaya özen gösterin. Öte yandan, daha önce indekslenmemiş bir konferansı ilk kez CPCI’ye sokmaya çalışıyorsanız, ilk izlenim çok önemlidir. Bu rehberdeki tüm tavsiyelere ekstra dikkat ederek ilk seferde olumlu bir iz bırakmaya çalışın.

Yayıncılar (Yayınevleri) için Dikkat Edilecek Noktalar

Clarivate ile İletişim ve Partnerlik: Eğer yayıneviniz daha önce Web of Science için konferans bildirileri sunmadıysa, öncelikle Clarivate ile iletişime geçerek bir partnerlik ilişkisi kurmanız gerekebilir. Yayınevi olarak CPCI değerlendirmesi için uygun görülmeniz, yayın kataloğunuzun ve politikalarınızın bu rehberde anlatılan kriterlerle uyumlu olmasına bağlıdır. Başvuru için Clarivate’in Editorial Relations ekibine e-posta göndermeniz gerekir (örneğin, editorial.relations@clarivate.com adresine), bu sayede size resmi başvuru süreci ile ilgili bilgiler iletilecektir.
Meta Veri ve Teknik Altyapı: Konferans bildirilerinin yayınlanmasında teknik standartlara uyun. Her bir makaleye DOI atayın ve DOI’ların doğru şekilde çalıştığını test edin. Makale başlıkları, yazar adları, özetler ve kurum bilgileri gibi meta verilerin eksiksiz ve doğru girildiğinden emin olun. Yazar isimlerinin tutarlılığı (örn. aynı yazarın farklı makalelerde aynı şekilde yazılması), atıf sisteminin düzgün işlemesi için kritiktir.
İçerik Erişimi ve Sunumu: Değerlendirme sürecinde Clarivate editörlerine tam içerik erişimi sağlanması gerektiğini unutmayın. Eğer bildirileriniz abonelik gerektiren bir platformda yayımlanıyorsa, Clarivate ekibi için özel erişim ayarlayın (IP tanımlama veya hesap açma gibi yöntemlerle). Alternatif olarak, değerlendirme süreci boyunca kullanılmak üzere tüm bildirileri içeren tek bir PDF ya da basılı kopya da temin edilebilir. Ayrıca, çevrimiçi platformunuzun kullanıcı deneyimini gözden geçirin; editörlerin kolayca konferans ismine, makale listesine ve tam metinlere ulaşabildiğinden emin olun.
Editoryal Süreç ve Kalite Kontrol: Bir yayınevi olarak, konferans organizatörünün sağladığı içeriklerin kriterlere uygunluğunu ön değerlendirmeden geçirin. Örneğin, tüm makalelerin İngilizce başlık ve özet içerip içermediğini, referansların biçimlerinin tutarlı olup olmadığını kontrol edin. Gerekirse, eksikleri konferans düzenleyicilerine bildirip tamamlatın. Unutmayın ki, başvuru yapıldıktan sonra editoryal triage aşamasında başarısız olursanız yeniden başvuru yapamazsınız. Bu nedenle, başvuru öncesi kalite kontrolü yapmak sizin sorumluluğunuzdadır.
İletişim ve Takip: Başvuruyu yaptıktan sonra Clarivate ile iletişimde kalın. Değerlendirme birkaç ay sürebilir; bu süre zarfında gerekirse ek bilgi taleplerine hızlı yanıt verin. Yayınevi olarak, konferans organizatörünü de süreç hakkında bilgilendirin (örneğin, bir aşamayı geçince veya ek bilgi istendiğinde). Ayrıca, aynı yıl birden fazla konferans bildirisi sunuyorsanız, her biri için ayrı ayrı bu özeni göstermelisiniz; hiçbirinin diğerine garanti sağlamadığını aklınızda tutun.
Başarısızlık Durumunda Yapılacaklar: Eğer başvurunuz reddedilirse, önce hangi aşamada ve hangi nedenlerle reddedildiğinizi anlamaya çalışın. Initial triage aşamasında reddedildiyse, çoğunlukla düzeltilebilir eksikler vardır ve giderildikten sonra hemen yeniden başvurabilirsiniz. Ancak editorial triage veya final evaluation aşamasında reddedildiyse, aynı bildiri kitabı için tekrar başvurma şansınız olmadığını bilin. Bu durumda, sonraki konferanslar için dersler çıkarın: Örneğin hakemlik sürecini iyileştirme, uluslararası katılımı artırma gibi adımlarla gelecekteki başvuruların başarılı olma ihtimalini yükseltin.

3. Kontrol Listesi (Check-list)

Başvuru öncesinde, konferans bildirileri derlemenizin tüm gereklilikleri karşıladığından emin olmak için aşağıdaki kontrol listesini kullanabilirsiniz. Her bir maddeyi “Evet, tamamlandı” diyebileceğiniz şekilde gözden geçirmek, başvurunuzun eksiksiz olmasını sağlayacaktır:

Konferans adı, tarihi ve yeri bildiri kitabında ve ilgili tüm materyallerde açıkça belirtilmiş ve tutarlı.
Bildiriler kitabının başlığı, konferansla uyumlu ve her yerde (kapak, makale başlıklarında, web sitesinde) aynı şekilde kullanılıyor.
Yayınlayan yayınevinin adı ve fiziki adresi (P.O. Box değil) sağlanmış; varsa yayınevinin bağlı olduğu kurum/dernek bilgisi belirtilmiş.
Yayınevi ve editör ekibi için iletişim bilgileri (e-posta, telefon gibi) tam ve güncel olarak verilmiş.
Yayın yılı net olarak ifade edilmiş (özellikle konferans yılı ile yayın yılı farklıysa, karışıklık yok).
Her makale için DOI veya benzersiz bir tanımlayıcı (makale numarası ya da sayfa numarası gibi) atanmış ve tutarlı bir şekilde kullanılmış.
Web of Science editörleri için içerik erişimi ayarlanmış (açık erişim sağlandı, IP tanımlaması yapıldı veya hesap bilgisi verildi).
Bildiri kitabı büyük oranda tam metin araştırma makalelerinden oluşuyor (sadece özetler veya poster sunumları dahil edilmedi).
Her bildiri makalesinin başlığı ve özeti İngilizce olarak da mevcut (orijinal dil farklıysa bile İngilizce çevirileri sağlandı).
Makale metinlerindeki tüm yazar adları, kurum bilgileri ve referanslar Latin alfabesiyle yazıldı (Kiril, Arap, Çin karakterleri vb. kullanılmadı veya Latin harfli transkripsiyonları yapıldı).
İngilizce başlıklar ve özetlerin dil kalitesi kontrol edildi (anlaşılır ve dilbilgisi açısından doğru).
Konferansın amacı ve kapsamı belirlendi ve bildiriler bu odak çerçevesinde seçildi (programınız tutarlı ve konu dağılımı dengeli).
Konferans web sitesi, program akışı, konuşmacılar ve oturumlar hakkında bilgileri barındırıyor.
Konferans web sitesinde veya bildiriler kitabında, organizasyon komitesi ve bilim/hakem kurulu üyelerinin listesi (isim + kurum/ülke) yayınlandı.
Konferans web sitesinde veya bildiriler kitabında, bildirilerin değerlendirme/hakemlik sürecine dair açıklama yer alıyor (hakem sayısı, değerlendirme yöntemi vb.).
Editör(ler)in isimleri ve kurum bilgileri bildiri kitabında belirtilmiş.
Tüm yazarların kurum ve ülke bilgileri, makalelerinde veya derlemenin sonunda listelenmiş durumda.
Konferans destekçileri/sponsorları (üniversiteler, dernekler, kurumlar vb.) açıkça listelendi.
Yayınlanan makaleler, konferansın ilan ettiği konularla uyumlu (içerikte belirgin bir tutarsızlık veya alakasız konu yok).
Her makalenin içeriği, akademik olarak yeterli ve orijinal bir katkı sunar nitelikte (bariz hatalar, asılsız iddialar içeren çalışmalar dahil edilmedi).
Hakem değerlendirme süreci uygulandı ve tüm makaleler en az bir (tercihen birden çok) bağımsız hakem tarafından incelendi.
Hakemlik/editoryal kontrol politikası şeffaf bir şekilde belirtildi ve uygulandı (ör. “çift-kör hakemlik” gibi terimler açıklandı).
Akademik etik ve alan standartları gözetildi (örn. intihal kontrolü yapıldı, alanınızın terminoloji standartlarına uyuldu).
Makale kaynakçaları ilgili alandaki güncel literatürü içeriyor ve atıflar doğru biçimde verilmiş.
Yazarlar ve çalışmalar, ilgili akademik topluluğu geniş yelpazede temsil ediyor (tek bir kuruma/ülkeye aşırı yığılma yok).
Başvuru evrakları ve ek bilgiler (gerekiyorsa hakem raporları, izinler vs.) hazır ve gerektiğinde sunulabilir durumda.

Bu kontrol listesindeki her bir maddeyi olumlu şekilde işaretleyebiliyorsanız, konferans bildirilerinizin Web of Science CPCI’ye başvuru için büyük ölçüde hazır olduğu anlamına gelir. Son olarak, başvurunuzu yayıneviniz aracılığıyla resmi olarak Clarivate’a iletmeyi unutmayın. Tüm hazırlıklarınız tamamlandıktan sonra, Clarivate’in ilgili ekibiyle iletişime geçip başvuru sürecini başlatabilirsiniz ( Conference proceedings citation index evaluation process and selection criteria | Clarivate ). Artık konferansınızın çıktılarını dünya çapındaki araştırmacıların erişimine sunma yolunda önemli bir adım atmış bulunuyorsunuz. Başarılar diliyoruz!